Conturile de plătit reprezintă o colecție de documente financiare care reflectă plățile unei companii asupra datoriilor pe termen scurt sau recurente. Cele mai importante rapoarte din conturile de plătit pentru un proprietar de întreprindere mică sunt de obicei rapoartele care urmăresc cheltuielile totale ale companiei și plățile specifice din cadrul departamentelor. Un proprietar de întreprindere mică poate utiliza, de asemenea, rapoarte de conturi de plătit pentru a verifica plata facturilor.
Rapoarte în conturi de plătit
Rapoartele din conturile de plătit sunt sensibile la timp, deoarece înregistrările financiare se aplică numai unor perioade specifice de timp. Aceste perioade de timp pot varia în funcție de frecvența pe care un proprietar de afacere o plătește datorii și alte obligații financiare. De obicei, rapoartele din conturile de plătit se actualizează lunar pentru a reflecta plățile noi efectuate pentru datoriile recurente. Aceste plăți se aplică datoriilor mai mari legate de împrumuturi private sau costurilor de afaceri, inclusiv plăți lunare de utilități, plăți de împrumut privat și ipotecă sau chirie. Conturile de plătit pot include, de asemenea, plăți unice efectuate pentru achiziționarea de active, inclusiv echipamente, piese de schimb și taxe publicitare.
Reconcilierea conturilor
Raportul de reconciliere deschis în conturile de plătit arată toate activitățile contabile referitoare la bonurile de plată emise pentru datorii într-o anumită perioadă de timp. Raportul de reconciliere deschis se referă la datoriile societății în mod colectiv ca conturi de pasiv. Un proprietar de întreprindere poate verifica conturile de pasiv deschise sau restante în raportul de reconciliere deschis cu informațiile financiare conținute în registrul general al companiei. Acest lucru permite unui proprietar de întreprindere mică să confirme că compania ei efectuează plăți către furnizorii corecți și că afacerea nu deține conturi de răspundere legală delincvente. Găsirea dezechilibrelor între registrul general și raportul de reconciliere deschisă poate indica erori matematice simple sau ratele de plăți ale furnizorului.
Raport de activitate al cuponului
Raportul de activitate al voucherelor cu detalii privind conturile de plătit bonuri de plată efectuate într-o anumită perioadă de timp care îndeplinesc criterii specifice, inclusiv cheltuielile într-un anumit departament al companiei, proiectul de afaceri particular sau contul furnizorului țintă. Un proprietar de companie care examinează aceste informații poate urmări direct direcția în care se îndreaptă banii săi în cadrul criteriilor de raportare vizate. De exemplu, dacă un proprietar de întreprindere mică dorește să verifice din nou cheltuielile unui proiect în raport cu bugetul său de funcționare, generarea unui raport de activitate al cupoanelor relevă cheltuielile totale pentru proiect prin intermediul tichetelor de plată ale companiei. O companie folosește tichete de plată pentru a oferi mai multe detalii cheltuielilor, inclusiv numele creditorilor și datele tranzacțiilor. Aprobarea tichetelor este necesară pentru a genera plăți.
Istoricul plăților
Raportul privind istoricul plăților listează toate cheltuielile comerciale într-o anumită perioadă de raportare în cadrul conturilor de plătit. Acest raport reprezintă totalul fondurilor cheltuite de o companie pentru diferitele sale datorii, inclusiv împrumuturi private, plăți la utilități și achiziții de materii prime. Istoricul plăților permite unei companii să urmărească cheltuielile totale pentru o anumită perioadă de timp. Acest lucru este important atunci când respectați un buget anual de funcționare și încercați să controlați cheltuielile. Un proprietar de întreprindere mică care nu reușește să monitorizeze cheltuielile totale poate depăși cu ușurință bugetul operațional, ceea ce poate afecta capacitatea companiei de a-și îndeplini obligațiile financiare continue.
