Prelucrarea salarizării necesită o manipulare atentă pentru a asigura salariile exacte și conformitatea cu impozitul pe salarizare. Un angajator poate utiliza un sistem computerizat intern în care software-ul de salarizare efectuează calculele sau poate externaliza sarcina unui furnizor de servicii de salarizare pentru a se ocupa de calcule. Poate folosi și sistemul manual, care necesită și mai multă precauție.
Identificare
Calculul manual al salarizării înseamnă că salarizarea este prelucrată manual. Nu necesită o investiție în software de salarizare. Un astfel de software are rate încorporate în programare, ceea ce elimină calculul manual al impozitelor pe salarizare. În plus, software-ul calculează salariile și stochează datele salariale ale angajaților. Cu calculul manual, reprezentantul salarizării trebuie să calculeze manual toate salariile și deducerile necesare. Dacă reprezentantul nu este atent, poate comite erori.
Cerințe
De obicei, tot ceea ce este necesar pentru efectuarea procesării manuale a salarizării este un calculator, cecuri necompletate, o mașină de scris (dacă salariile nu sunt scrise de mână) și staționare. Angajatul care se ocupă de salarizare trebuie să aibă o înțelegere suficientă a legilor privind salarizarea pentru a efectua în mod capabil calculele. De exemplu, trebuie să fie la curent cu legile salariale ale Departamentului Muncii din SUA și cu legile privind impozitul pe salarii ale Serviciului de venituri interne. Dacă nu înțelege suficient de bine aceste legi, rezultatul poate fi salarii eronate și nerespectarea legilor privind salarizarea, ceea ce duce la taxe și penalități.
Tipuri
Există multe tipuri diferite de calcul manual al salarizării. Reprezentantul salarizării calculează manual timpul orar al lucrătorilor, care include calculul datelor de păstrare a timpului. Ea calculează manual salariile, care include împărțirea salariului anual în numărul de perioade de salariu din an. Ea calculează manual plata suplimentară, cum ar fi plata orelor suplimentare, concedierea și plata retroactivă datorată creșterilor salariale.
De asemenea, ea procesează manual noi angajări și rezilieri și calculează impozitele pe salarii. Acesta din urmă include determinarea valorii reținute la sursă pentru impozitul federal pe venit, impozitul pe venit de stat (dacă este cazul), impozitul pe asigurările sociale și impozitul Medicare. Ea trebuie să calculeze deducerile legale, cum ar fi sechestrele salariale și reținerea alimentelor pentru copii, precum și deducerile voluntare, cum ar fi pensiile, asistența medicală, dizabilitățile, viața și prestațiile dentare.
Resurse fiscale
Atunci când calculează manual impozitul federal pe venit, reprezentantul salarizării ar trebui să consulte întotdeauna Circulara IRS (Ghidul fiscal al angajatorului), care instruiește un angajator despre cum să rețină, să raporteze și să plătească impozitele pe salarii federale. Acesta conține tabelele de impozite federale necesare pentru calcularea manuală a reținerii cuantumului angajaților, precum și ratele de impozitare pentru asigurările sociale și Medicare. În plus, el trebuie să utilizeze formularul W-4 al angajatului pentru a calcula impozitul federal pe venit.
Avertizare
Un angajator ar trebui să efectueze calculul manual de salarizare numai dacă salarizarea este mică, cum ar fi mai puțin de 10 lucrători, din cauza înclinației pentru erori în proces.
