Comunicarea și modul în care vă înțelegeți cu ceilalți membri ai echipei sunt cruciale pentru succesul unui proiect. Diferite tipuri de comunicare pot fi implicate în planificarea și execuția generală a proiectului final și pot include interacțiuni verbale, scrise, electronice și față în față. Fluxul de informații joacă, de asemenea, un rol important în succesul proiectului dumneavoastră.
Scris
Comunicarea scrisă este ușor copiată și trimisă tuturor membrilor echipei. Datele-limită, procedurile și politicile companiei trebuie trimise în formă scrisă pentru a evita neînțelegerile. E-mailul este o formă eficientă de comunicare a informațiilor importante, mai ales atunci când părți din echipa de proiect se află în locații diferite. Claritatea este vitală pentru a oferi detalii exacte și informații pertinente tuturor participanților. Trebuie să evitați supraîncărcarea membrilor echipei cu date și să acordați prioritate informațiilor de care membrii echipei au nevoie pentru a-și completa secțiunile din proiect. Evitați membrii proiectului copleșitori cu documente și date irelevante.
Electronic
Pe lângă mesajele și instrucțiunile din e-mailuri, puteți utiliza instrumente electronice pentru a facilita comunicări rapide și eficiente. Utilizați întâlniri video atunci când participanții ar putea beneficia de brainstorming sau întrebări și răspunsuri atunci când echipa dvs. este răspândită în diferite locații. Puteți atașa foi de calcul și fișiere video la e-mailuri pentru prezentări mai aprofundate membrilor echipei. Utilizați paginile dvs. web interne pentru a furniza informații și actualizări la care participanții la proiect pot accesa în orice moment și loc. Un site web este o resursă eficientă care permite tuturor membrilor echipei să urmărească progresul proiectului, chiar și în domeniile în care nu vor juca un rol.
Față în față
Întâlnirile față în față individual și ca echipă joacă un rol vital în procesele de comunicații generale care duc la finalizarea cu succes a proiectului. Când vorbiți personal cu un membru al echipei, puteți evalua reacțiile și vă puteți asigura că mesajul dvs. este primit. Reunirea membrilor echipei îmbunătățește moralul și poate stimula creativitatea și entuziasmul pentru proiect. Întâlnirile sunt adecvate atunci când agenda este planificată și doriți să vă asigurați că toți cei implicați aud același mesaj. Atelierele, seminariile și întâlnirile provoacă colaborarea și un schimb liber de idei noi.
Receptiv
Un aspect vital al comunicării care este adesea trecut cu vederea este ascultarea. Ascultarea activă este necesară pentru a informa membrii echipei că ceea ce au spus, scris sau afișat a fost primit în mod corespunzător. Feedback-ul vine într-o varietate de forme. În persoană, limbajul corpului vă descrie nivelul de atenție, în timp ce întrebările și introducerea în timp util indică faptul că ați auzit mesajul. Răspunsurile prin e-mail, mesajele text și notițele informează ceilalți membri ai echipei că mesajele lor au fost primite și înțelese.
