Legislația federală a muncii impune să păstrați evidența salarizării pentru angajații dvs., dar nu trebuie să generați un cec pentru dvs. sau angajații dvs. Cu toate acestea, unele state au legi ale muncii care fac obligatorie furnizarea de informații detaliate privind salariile angajaților. De exemplu, în Illinois, un angajator trebuie să furnizeze un stub sau un document separat care să conțină toate deducerile, iar în California, angajatorii trebuie să furnizeze angajatului un stub sau un document care să contabilizeze toate datele de salarizare utilizate pentru a calcula plata sa netă. Puteți păstra o copie a butoanelor de plată ca parte a înregistrărilor dvs. obligatorii de salarizare. Cu excepția cazului în care butonul conține toate informațiile solicitate, totuși, butonul singur nu va satisface legile federale.
Informații pe care trebuie să le păstrați
Legislația federală vă impune să păstrați informațiile de bază despre fiecare angajat, inclusiv numele și adresa sa completă, numărul de securitate socială, sexul, ocupația și, dacă un angajat are vârsta sub 19 ani, data nașterii sale. Fiecare înregistrare de salarizare trebuie să arate ziua și ora în care a început săptămâna de lucru, numărul de ore lucrate de angajat în fiecare zi și numărul total de ore pentru săptămâna de lucru. Înregistrările trebuie să arate baza pentru determinarea salariilor. Trebuie să afișați rata orară obișnuită a salariatului, salariile obișnuite totale și totalul salariilor suplimentare pentru angajații neexentați, dar puteți exclude aceste informații pentru angajații scutiți. Înregistrările trebuie să detalieze fiecare deducere sau adăugare care afectează salariul angajatului, salariul net total, perioada de plată și data plății.
Perioada de retentie
Deși legile statului variază, statutele federale vă impun să păstrați evidența salarizării, achizițiile și vânzările utilizate pentru calcularea salariilor și a contractelor sindicale timp de cel puțin trei ani. Păstrați documentele sursă pentru salarizare, cum ar fi cronometre, bilete de lucru și programe, timp de cel puțin doi ani.
Documente sursă
Puteți cere angajaților să folosească un ceas de timp, să înregistreze oprirea și orele de început electronic sau să pregătească un raport de timp manual. Legea federală vă permite, de asemenea, să acceptați un raport de la un cronometru privind orele de lucru ale fiecărui angajat. Dacă angajatul lucrează cu un program fix, puteți păstra o copie a programului și puteți înregistra doar excepțiile.
Depozitarea înregistrărilor
Legea federală impune angajatorilor să păstreze evidența salariilor într-un loc sigur la locul de muncă al angajatului sau la locul central al angajatorului. Dacă un inspector de la Departamentul Muncii solicită o examinare a evidențelor dvs., trebuie să fiți capabil să produceți fișiere stocate în afara amplasamentului la cel mult 72 de ore de la efectuarea cererii. Deoarece taloanele de plată și înregistrările de salarizare conțin informații personale, este mai bine să păstrați astfel de fișiere într-un sertar blocat, cu acces limitat doar celor care au o nevoie reală de a revizui fișierele.
