Contabilitatea este practica fundamentală de urmărire a finanțelor afacerii, pentru a se asigura că fiecare parte din venituri și cheltuieli este contabilizată și înregistrată. De obicei, contabilitatea este urmărită și rezumată în fiecare trimestru și, de asemenea, la sfârșitul fiecărui an. Multe companii vor scrie un raport anual, care prezintă informații contabile, ca un mijloc de a arăta performanța și creșterea. Cu toate acestea, practica contabilității nu este subiectivă și se opune numerelor reale. Există mai multe metode de contabilitate, iar stilul ales depinde adesea de modelul și dimensiunea de afaceri. Cu toate acestea, preferința joacă un rol în ceea ce privește stilul ales și etapele procesului contabil. Contabilitatea bazată pe acumulare și metodele de contabilitate pe bază de numerar sunt cele două abordări principale pentru operarea în lumea afacerilor.
Metoda de acumulare
Metoda de acumulare este populară în întreprinderile mijlocii și mari care au un contabil dedicat sau o echipă de contabilitate. Această metodă oferă flexibilitate și permite companiei să își schimbe ușor veniturile și cheltuielile, astfel încât să își reducă obligația fiscală. Aceasta înseamnă că nu urmăriți veniturile și profiturile până când acestea nu apar, dar urmăriți în continuare cheltuielile atunci când acestea sunt suportate în raport cu un model de urmărire săptămânal sau lunar. Acest lucru înseamnă că s-ar putea să efectuați un job în Q3 și să suportați cheltuieli pentru acel job în Q3, dar nu trebuie să facturați clientul până la Q4, dacă doriți. Declarațiile dvs. din trimestrul 3 vor afișa cheltuielile care nu sunt disponibile, dar nu vor afișa veniturile care vin, ceea ce înseamnă că veți avea o datorie fiscală mai mică în trimestrul 3. Cu toate acestea, acest lucru vă crește potențialul fiscal în trimestrul IV. În unele cazuri, stivuirea cheltuielilor în trimestrul respectiv din al treilea trimestru va genera o pierdere pentru trimestrul respectiv, negând totodată și datoria fiscală. În Q4, va trebui să plătiți pentru acel venit, indiferent, dar Q3 ajunge să economisească bani, deși, în rapoartele trimestriale, se pare că performanța a scăzut. În cele din urmă, joacă bine atunci când raportul anual este generat pentru a arăta câștigurile din T4. În multe cazuri, contabilitatea de angajamente este intimidantă pentru o afacere nouă sau o afacere mică, dar pe măsură ce afacerea crește, trecerea de la o metodă de contabilitate în numerar la o metodă bazată pe acumulare este o idee bună. Metoda aleasă nu este stabilită în calcul și contabilii pot face o schimbare, dacă este necesar. Cu toate acestea, modificarea metodei contabile se face cel mai bine atunci când introduceți un nou an calendaristic, astfel încât să păstrați procesul consecvent pe tot parcursul anului fiscal.
Contabilitatea numerarului
Această metodă este obișnuită în întreprinderile mici și este utilizată și în situații care necesită o abordare simplă și directă. Urmărește totul în timp ce este plătit sau primit. Acest lucru înseamnă că numerarul sau plata ajunge la cărți atunci când schimbă mâinile și funcționează într-un mod similar cu administrarea unui cont de verificare personal. Există mai puțină flexibilitate în ceea ce privește schimbarea datelor de facturare și stivuirea cheltuielilor, dar procesul este simplu și mai ușor de gestionat. Într-o afacere cu numerar, puteți factura un client în trimestrul III, dar nu înregistrați tranzacția până când banii nu sunt plătiți și depuși. Nu aveți control asupra acestei date, așa cum se întâmplă în timp real. Puteți încă să vă jucați puțin cu calendarul cheltuielilor, dar de obicei, o afacere în contabilitate în numerar se mișcă rapid și păstrează un registru în timp real. Acest lucru este deosebit de popular în industria de vânzare cu amănuntul, în care tranzacțiile au loc în cantități mari și necesită urmărire detaliată pentru a menține cărțile exacte.
Păstrarea cărților și urmărirea chitanțelor
Unul dintre cele mai importante procese de contabilitate este evidența contabilă și urmărirea evidenței. Menținerea unei evidențe a fiecărei tranzacții este o necesitate absolută, iar urmărirea tuturor veniturilor este cerută de lege. Urmărirea cheltuielilor dvs. este necesară pentru a determina cifrele veniturilor brute și nete, care se transformă în amortizări fiscale care vă vor reduce datoria globală pentru anul respectiv. Aceasta înseamnă că ar trebui să urmăriți kilometrajul vehiculului pentru uz comercial, pentru scopuri caritabile și, de asemenea, pentru situații de urgență medicală. Deducerea standard pentru kilometraj este de peste 50 de cenți pe milă, ceea ce se adaugă la un număr semnificativ, dacă utilizați vehiculul pentru afaceri în mod regulat. Urmărirea chitanțelor este, de asemenea, importantă, iar menținerea unei înregistrări regulate ajută la menținerea ordinii. Stivuirea chitanțelor într-o cutie de pantofi și așteptarea până la sfârșitul anului va crea o durere de cap majoră pentru proprietarul afacerii și contabil. Păstrarea unui registru pentru cheltuieli este o metodologie bună, iar salvarea încasărilor în dosare separate de lună este de asemenea utilă în cazul unui audit. În plus, tehnologia oferă o serie de programe software ușor de accesat, cum ar fi Quickbooks, care se sincronizează cu conturile bancare pentru urmărirea cheltuielilor și are aplicații mobile pentru urmărirea automată a kilometrajului. Capacitatea unui proprietar de întreprindere mică de a gestiona contabilitatea, cu ajutorul unui program de acest gen, face lucrurile mult mai ușoare și afișează cifre de profit și pierdere în timp real. În esență, acesta eficientizează procesele și procedurile contabile de bază, permițându-le să fie ușor de gestionat. O operațiune mai mare este bine deservită de contabili dedicați, care știu departe despre codul fiscal. Prin utilizarea unei metode de acumulare, o echipă de contabilitate poate beneficia într-adevăr o afacere, gestionând și reducând cheltuielile fiscale, comunicând în același timp strategic cu conducerea.
Cheltuieli fixe
Stabilirea cheltuielilor fixe într-o structură generală este importantă pentru a înțelege costurile minime regulate pe care compania trebuie să le plătească. Cheltuielile fixe includ lucruri precum spații de birouri, utilități, asigurări, software-uri recurente și taxe pentru servicii, cheltuieli generale de fabricație, consumabile materiale și salarii angajaților. Nu fiecare variabilă de aici este statică și mulți contabili vor proiecta costuri fixe pe baza tendințelor anuale. De exemplu, o companie de vânzare cu amănuntul știe că costurile lor de funcționare se dublează în timpul sărbătorilor pe baza modelelor istorice. Construirea unei proiecții care arată dublul costurilor fixe pentru noiembrie și decembrie nu este neobișnuit. Cheltuielile fixe sunt acelea despre care se știe că există în mod regulat și se încadrează direct în procesul contabil. Observarea acestor cheltuieli fixe recurente facilitează și procesul contabil.
Flux de numerar și numerar la îndemână
După ce cunoașteți costurile de funcționare fixe, gestionarea fluxului de numerar și a numerarului la îndemână este un aspect important al contabilității. Multe companii necesită o anumită sumă de numerar pentru a opera și a acoperi cheltuielile zilnice și cheltuielile neașteptate care se întâmplă pe parcursul lunii. Numerarul la îndemână reprezintă banii care sunt imediat disponibili și cheltuiți. Fluxul de numerar este excesul de bani care intră, care este disponibil pentru utilizare, dacă este necesar. Fluxul de numerar și numerarul disponibil sunt importante pentru acoperirea cheltuielilor și efectuarea de tranzacții în acest moment, dar acest lucru nu le face o excepție de la procedurile și urmărirea contului. Fiecare bucată de numerar utilizată este urmărită și pusă pe cărți, deoarece se joacă încă în situațiile de profit și pierdere cerute de o companie.
Linii temporare de credit
Contabilii urmăresc disponibilitatea numerarului și disponibilitatea fluxului de numerar și știu când fluxul de numerar nu este suficient pentru a acoperi cheltuielile. În multe cazuri, este vorba doar de o tranzacție majoră care necesită o linie de credit pentru a acoperi costurile de operare. În multe cazuri, creditul este alocat contra facturilor pentru a acoperi costurile de exploatare, până la primirea plăților. De exemplu, o companie de publicitate poate vinde un pachet de oferte unei companii, dar nu va primi plată până când toate anunțurile nu sunt difuzate și contabilizate într-o factură. Aceștia trebuie să plătească din buzunar pentru destinațiile de plasare publicitare și, în cele din urmă, vor obține un profit din comisioanele de serviciu și majorările de marjă. Cu toate acestea, inițial, acestea nu pot acoperi cheltuielile plasamentelor cu numerarul disponibil. Contabilul urmărește acest lucru și va utiliza o linie de credit pentru a face față cheltuielilor până la primirea facturilor. În unele cazuri, linia de credit are o rată a dobânzii, iar în altele percep o taxă fixă pe factură.
Managementul inventarului
Gestionarea stocurilor se suprapune cu contabilitatea pe măsură ce sunt urmărite costurile și marjele stocurilor. Atunci când inventarul este depășit, procedurile contabile sunt utilizate pentru a urmări valoarea brută și valoarea marjei acelui inventar. Inventarul acționează ca un activ pentru o afacere și orice model de afaceri cu inventar intens depinde de găsirea marjei corecte care este urmărită și luată în calcul în calculul veniturilor de către departamentul de contabilitate. Profitul din inventar este pur și simplu valoarea cu amănuntul minus costul cu ridicata sau costul achiziției. Contabilii pot construi modele bazate pe cantitatea de inventar și vânzări necesare pentru îndeplinirea obiectivelor specifice de venituri. Aceste modele sunt apoi mutate către conducere, vânzări și alți angajați pentru a lucra la atingerea obiectivelor. Rolul pe care îl joacă contabilitatea arată potențialul pe baza numărului greu măsurat în funcție de cheltuieli, cheltuieli generale și marje.
Proceduri de achiziție și contabilitate a vânzărilor
Atât achiziția, cât și vânzările vin cu setul lor de proceduri și linii directoare contabile. În ceea ce privește vânzările, contabilitatea necesită o comandă de vânzare sau o factură de vânzare pentru a urmări facturile. În multe cazuri, departamentul de contabilitate va gestiona facturarea contra comenzilor de vânzare pentru serviciile prestate sau produsele livrate. Contabilitatea este responsabilă de urmărirea tuturor comenzilor după vânzare și de asigurarea plății fiecărui cont restant. Aceasta include urmărirea încasărilor de numerar și a liniilor de credit care necesită o plată lunară sau trimestrială de la client. Achizițiile sunt partea opusă lucrurilor, iar contabilitatea gestionează conturile de plătit. Acesta este tot ce se datorează furnizorilor externi pentru serviciile sau produsele lor. Numerarul în mână are în vedere cumpărarea, deoarece plățile se fac pentru orice, de la chiria de bază a spațiilor de birouri, până la comenzile de cumpărare pentru cantități mari de inventar. Achiziționarea înseamnă bani ieșiți, iar vânzările sunt bani primiți.
Contabilitate salarizare
Salarizarea este o piesă critică a puzzle-ului contabil și lipsa sau încurcarea salarizării lasă afacerea cu angajați nemulțumiți. Salarizarea înseamnă urmărirea orelor lucrate, a salariilor și contabilizarea impozitelor și a oricăror deduceri, cum ar fi planurile de economii de îngrijire a sănătății, economiile potrivite și așa mai departe. Colectarea formularelor fiscale imediat după angajare și introducerea acestor formulare în salarizare asigură că totul este urmărit și notat pe o declarație cu fiecare salariu emis angajatului. În plus, contabilitatea și resursele umane pot face echipă pentru a crea contracte de angajați care să arate câștigurile lor. Acest lucru este frecvent întâlnit în modele de afaceri bazate pe comisioane, în care comisionul și structura bonusului se pot schimba atunci când angajatul îndeplinește anumite niveluri de performanță. Procedurile de contabilitate a salarizării se fac adesea printr-un program software specific salarizării care automatizează multe dintre calcule și facilitează imprimarea cecurilor și extraselor de cont. Capacitatea de a genera forme de impozitare pentru angajați este, de asemenea, un supliment comun la sistemele software de salarizare.
Reconcilieri în contabilitate
Sunt utilizate mai multe proceduri contabile pentru a urmări cheltuielile, facturile, numerarul mic, costurile fixe, costurile variabile și multe altele. Adesea, aceasta înseamnă să aveți mai multe registre mari și cărți contabile separate. Reconcilierile sunt cărțile care reunesc totul într-un singur proces final. Aceasta conciliază fiecare cheltuială, factură, deducere și tranzacție, pentru a arăta ce a fost cheltuit efectiv și cât s-a făcut efectiv. Adesea, reconcilierile consumă mult timp, dar oferă o imagine de ansamblu și arată numărul greu. Reconcilierile se fac adesea zilnic, săptămânal sau chiar trimestrial, în funcție de volumul tranzacției și de controlul necesar pentru a menține înregistrări corecte. Cifrele reconciliate sunt cele utilizate în rapoartele anuale și în raportarea IRS, după sezonul fiscal.
