Puterea metodei contabile cu intrare dublă se concentrează în jurul naturii sale de auto-verificare, ducând la încrederea că înregistrările financiare ale unei companii sunt complete și exacte. Soldul de probă este un raport contabil care este mai puțin important acum, deoarece software-ul de contabilitate computerizează internalizarea procedurii de intrare dublă, necesitând o singură înregistrare a unei tranzacții și, prin urmare, eliminând erorile de transcriere între intrările de debit și de credit ale oricărei tranzacții.
Soldul de probă are încă un loc, totuși, atunci când un contabil sau un contabil dorește să arate starea unui general înainte de a efectua corecții de eroare, numite ajustări, necesare atunci când un sold de probă nu va echilibra. Fie că utilizați sisteme de contabilitate manuale sau computerizate, soldul de încercare neajustat servește ca un document intern puternic pentru menținerea acurateței conturilor unei companii.
Structurarea unui raport de echilibru de probă neajustat
În forma sa cea mai simplă, raportul soldului de probă constă în esență din trei coloane: numele contului și sumele de debit și credit pentru fiecare cont. Conturile sunt, prin natura lor, conturi de debit sau de credit, deci, în general, există doar date în coloana corespunzătoare. Cealaltă coloană are o valoare zero. Totalurile de debitelor și creditelor pentru toate conturile trebuie să fie egale pentru a confirma acuratețea datelor din registrul general, iar soldul de probă nu se va echilibra dacă o tranzacție nu este introdusă corect atât într-un singur cont de debit, cât și într-un cont de credit. Pregătirea unui raport de bilanț de probă înainte de a efectua corecții se numește un bilanț de probă neajustat. Dacă nu conține erori sau dacă mai târziu se fac corecții la conturi pentru a-l echilibra, un raport ulterior se numește apoi sold de probă ajustat.
Ce conturi sunt cele mai susceptibile de a avea solduri de debit?
De obicei, conturile precum cheltuieli, pierderi, active, numerar și contul de tragere al proprietarului au solduri debitoare. Acestea sunt conturi ale căror valori cresc odată cu intrările de debit în timp ce scad cu o intrare de credit. În mod similar, conturile precum vânzările, câștigurile de capital, pasivele și capitalul proprietarului au solduri de credit. Soldurile lor cresc atunci când sunt creditate și scad cu debitele.
Toate tranzacțiile creează atât o intrare de debit, cât și un credit, chiar dacă introduceți tranzacția o singură dată într-o aplicație de contabilitate care creează formatul de intrare dublă în software. De exemplu, o companie care primește un împrumut bancar de 5.000 USD își va debita contul de numerar, mărind valoarea contului respectiv cu 5.000 USD, în timp ce își creditează simultan contul de note de plătit cu aceeași sumă, deoarece valoarea împrumuturilor sale restante a crescut.
Ce este un exemplu de eroare de transcriere?
Luați în considerare împrumutul bancar de 5.000 USD din perspectiva soldului de probă. Dacă ambele intrări de debit și de credit se potrivesc, această tranzacție este în sold și nu are niciun efect negativ asupra soldului de probă al registrului general. Cu toate acestea, imaginați o companie utilizând un sistem manual de evidență contabilă, iar intrarea împrumutului a fost debitată în contul de numerar în valoare de 5.000 USD, dar creditată în contul de bancnote de plătit în valoare de 500 USD. Pentru registrul general, inclusiv aceste conturi, un sold de probă nu va echilibra dacă acesta este lăsat nerezolvat. Deoarece sumele de debitelor și creditelor sunt ușor de comparat în raportul soldului de probă, soldul de probă neajustat ar arăta o diferență de 4.500 USD între debite și credite. Zero-ul lipsă este un exemplu de eroare de transcriere descoperită de un raport de bilanț de probă.
Erori dezvăluite de un sold de probă neadaptat
Deși este destul de eficient la dezvăluirea unor tipuri de erori, soldul de încercare neajustat nu va identifica fiecare eroare și, de fapt, există unele tipuri de greșeli care nu pot fi detectate de soldul de încercare. De exemplu, dacă registrul este oprit cu 0,80 USD, ce proces ați utiliza pentru a găsi eroarea? Există o serie de pași pe care îi puteți parcurge, crescând în complexitate, dar primul lucru de luat în considerare este cantitatea de dezechilibru. Un număr ca 0,80 dolari ar putea pur și simplu lăsa centii dintr-o singură intrare. În mod logic, atunci, puteți căuta tranzacțiile din debitele sau creditele, în funcție de valoarea de 80 de cenți, pentru o sumă care se termină în 0,80 USD și verifică intrarea corespunzătoare în celălalt cont.
Diferența de 80 de cenți ar putea fi, totuși, cumulativă sau aleatorie, îngreunând căutarea. Pașii obișnuiți pentru găsirea erorilor în soldurile de probă includ:
- Adăugarea incorectă a coloanelor soldului de încercare: găsită pur și simplu verificând din nou adăugarea.
- Lipsește un cont de registru: comparați suma dezechilibrului cu intrările de cont din coloana cu valoare mai mare pentru a găsi contul care lipsește din coloana cu valoarea inferioară.
- Introducerea unui cont în coloana de registru greșită: împărțiți suma dezechilibrului la 2 și căutați soldurile contului pentru această sumă.
- Împărțiți valoarea dezechilibrului la 9: dacă dezechilibrul este divizibil în mod egal cu 9, probabil că există o transpunere (comutarea cifrelor) sau o plasare (plasarea incorectă a unui punct zecimal) care provoacă eroarea.
Dacă există în continuare erori, va trebui să căutați în conturile individuale incluse în soldul de încercare.
Avertizare
Unele erori nu sunt dezvăluite de un sold de probă, inclusiv erori precum tranzacții omise sau erori care sunt înregistrate incorect, dar identic în două conturi. Un echilibru de probă neechilibrat indică cu siguranță erori, în timp ce un echilibru de probă echilibrat poate sau nu să fie lipsit de erori.
