Proprietarii de succes ai întreprinderilor mici păstrează deseori al doilea, al treilea sau chiar al patrulea set de înregistrări de creanțe. Dintr-o privire, poate părea multă muncă suplimentară pentru a crea și menține conturi de creanțe subsidiare. Dar, avantajele acestui lucru merită efortul, potrivit contabilului public certificat din Los Angeles, Rick Norris. Păstrarea conturilor de creanțe subsidiare ajută la urmărirea datoriilor scadente, clasificarea profitului pe baza proiectului, prevenirea fraudei angajaților și stabilirea unui demografic profitabil.
Explicaţie
Un registru de conturi de creanță subsidiar - sau un cont - este practic o listă a clienților care au datorii față de compania dvs. Contabilii le folosesc pentru a oferi o prezentare mai detaliată a creditului acordat clienților de către afacerea dvs. Marele total al registrului de creanță al conturilor filiale ar trebui să fie egal cu cel al bilanțurilor conturilor de primit. Norris a oferit exemplul: „Dacă aveți trei clienți care vă datorează 500 USD, 1.000 USD în contul filialei dvs. și 1.500 USD, totalul creanțelor dvs. ar trebui să arate 3.000 USD”.
Scop
Scopul de bază pentru registrele filiale este de a ține evidența plăților clienților și de a preveni cazurile de plăți în exces și alte erori de contabilitate. "Diavolul este în detaliu", a spus Norris, "Dacă proprietarul companiei nu trece peste bilanț, ea nu ar ști niciodată că există o problemă a plății excesive a unui client". De exemplu, rapoartele de creanță ale conturilor dvs. pot afișa 3.000 USD, dar registrul filial afișează „3.000 USD + 500 USD - 500 USD” pe care altfel nu l-ați fi știut că a existat o plată în exces.
Fraudă
Registrele de creanță ale conturilor subsidiare sunt, de asemenea, un instrument esențial în detectarea fraudei interne și a delapidării. Unele escrocherii de creanțe ale conturilor obișnuite care sunt împiedicate prin utilizarea registrelor filiale includ creanțe scadente, fictive compensate de vânzări false, împrumuturi cu creanțe folosind conturi ca garanție și înregistrarea plății unui client în contul altui client pentru a masca furtul. „Trebuie implementate controalele interne ale unei companii pentru a preveni sau detecta astfel de practici”, a declarat Norris; „care include utilizarea și revizuirea corectă a registrelor filiale”.
Management de proiect
Proprietarii de întreprinderi mici folosesc, de asemenea, conturi de creanțe subsidiare pentru a gestiona conturile în funcție de proiecte specifice. „Am clienți de muzică care scriu muzică pentru diferite emisiuni”, a remarcat Norris, „registrele de creanță ale conturilor lor nu sunt împărțite doar în funcție de client, ci și spectacolele pentru care clienții îi angajează să compună muzică. În astfel de cazuri, compania poate urmări care clienții le datorează bani și pentru ce slujbă. "
Îmbătrânirea registrelor filiale
Îmbătrânirea conturilor filiale este o metodă de contabilitate utilizată de companii pentru a evalua fiabilitatea clienților și a urmări conturile implicite. Raportul privind îmbătrânirea arată cât timp clienții ți-au datorat bani, cât și cine este scadent. „Conturile de creanță ale registrelor filiale și îmbătrânirea sunt esențiale pentru gestionarea corectă a creanțelor unei companii”, a comentat Norris, „Dacă nu aveți registre majore ale filialei, nu puteți avea niciun detaliu despre clientul care este întârziat la plată”. De exemplu, îmbătrânirea conturilor de creanță a filialei vă poate ajuta să determinați sumele de creanță vechi de peste 30, 60 sau 90 de zile.
Alte beneficii
O altă utilizare a conturilor de creanță subsidiare este de a ajuta la stabilirea unui consumator demografic mai benefic și vizat. „Odată ce ai controlul asupra registrului filial”, a spus Norris, „software-ul de contabilitate de astăzi poate oferi informații esențiale pentru a te ajuta în gestionarea afacerii tale”. Registrele auxiliare sunt utilizate pentru a determina ce regiune geografică plătește mai mult, ce grupă de vârstă este cea mai fiabilă în remitențe sau ce industrie cu care vă ocupați generează cea mai mare parte a fluxului de numerar.
