Întreprinderile se bazează pe comunicarea eficientă a informațiilor prin rapoarte de progres asupra proiectelor, rapoarte bugetare, actualizări de resurse umane, rapoarte de vânzări și rapoarte privind repere strategice care au fost atinse. Aceste rapoarte sunt menite să mențină o mare varietate de oameni informați cu privire la ceea ce se întâmplă în companie. Acestea au caracter interimar și adesea formează baza pentru rapoarte formale către părțile interesate, consiliile de administrație și autoritățile de reglementare.
Format
Rapoartele informale de afaceri sunt de obicei scrise sub formă de notă. Plasați „Memorandum” în partea de sus a paginii și sub acel titlu listați data la care se adresează raportul, de la care provine raportul și subiectul raportului. Subiectul poate fi „Raportul zilnic de progres” sau un alt titlu descriptiv. Adesea, antetul este separat de corpul memorandumului printr-o linie orizontală. Corpul raportului ar trebui să fie scurt, concret și organizat sub titluri generale, dacă acoperă un subiect multipartit. Orice note de referință aparțin în partea de jos a memorandumului sub o altă linie orizontală. Atașați orice documente la care se face referire în raportul dvs. sau care sporesc claritatea acestuia.
Adună informații
Adunați informațiile înainte de a vă așeza pentru a scrie raportul. Aveți la îndemână toate faptele necesare și notele dvs., astfel încât să le puteți examina și să decideți cum să transmiteți cel mai bine faptele, astfel încât cititorii dvs. să aprecieze pe deplin situația raportată. Un raport informal este un instrument de informare și poate include întrebări, sugestii și îndemnuri la acțiune. O reflecție rapidă asupra a ceea ce doriți să spuneți înainte de a scrie menține raportul scurt și concentrat.
Contur
Scrieți o schiță care include o introducere, puncte care trebuie acoperite și secțiuni de concluzii. Un raport informal ar trebui să fie scurt și să ofere doar o scurtă explicație a informațiilor. Utilizați puncte glonț ori de câte ori este posibil și grafice sau diagrame, dacă acestea sunt ușor de înțeles. Rețineți nevoile cititorilor raportului dvs. și limitați sfera raportului la aceste cerințe de informații.
Scrie
Introducerea indică scopul raportului și domeniul său de aplicare. Marcați în mod clar fiecare punct de informație cu un antet sau un punct și păstrați textul la unul sau două paragrafe scurte. Includeți doar faptele, fără comentarii editoriale. Secțiunea de concluzii este locul potrivit pentru evaluări, sugestii pentru acțiuni suplimentare și întrebări. Când scrieți raportul, țineți-vă departe de acesta, cu excepția cazului în care vi se cere să furnizați analize sau propria opinie.
