Fiecare întreprindere mică are nevoie de un sistem de plăți în numerar care să gestioneze eficient și în siguranță plățile în numerar ale unei companii. Conturile de plătit sau A / P sunt strâns legate de plățile în numerar, iar majoritatea tranzacțiilor sunt procesate prin A / P atunci când se face o plată în numerar. Documentația adecvată face parte dintr-o funcție eficientă de plată a numerarului, iar toate plățile în numerar trebuie înregistrate în evidența financiară a companiei. Prezența unor controale interne bune este importantă în plățile în numerar și contribuie la asigurarea plății în numerar pentru tranzacții legitime.
Funcția de plată a conturilor
Funcția A / P este responsabilă cu aprobarea plăților pentru tranzacțiile vânzătorului și creditorului unei companii. A / P aprobă tranzacțiile pentru plată numai atunci când există documentație justificativă privind tranzacția. Deoarece A / P corespunde documentelor necesare pentru aprobarea tranzacției, este de preferat să nu înregistreze plata efectivă către furnizor sau creditor pentru a preveni plata tranzacțiilor frauduloase sau nevalide.
Documentația tranzacției
Majoritatea plăților în numerar sunt plăți pe factură. De exemplu, atunci când inventarul este achiziționat, tranzacția ar trebui să aibă o factură, împreună cu o comandă de cumpărare și o dovadă a primirii mărfurilor, înainte de efectuarea plății tranzacției. Pentru un serviciu, factura ar trebui să se refere la un contract care detaliază acordul de muncă dintre părți. Documentația lipsă poate fi un semn al unei tranzacții incomplete, cum ar fi ne-livrarea de produse sau servicii sau activitate frauduloasă.
Înregistrarea tranzacțiilor
Atunci când afacerea dvs. cumpără sau primește un element de valoare cu un anumit preț, acesta este înregistrat ca credit într-un cont de pasiv sau de numerar. Tranzacțiile de credit înregistrate ca pasive sunt plătite la o dată viitoare și, odată primită documentația necesară, pasivul este debitat și numerarul este creditat pentru suma plății. Înregistrarea tranzacției în evidențele financiare este urmată de crearea unui cec sau a unei plăți electronice emise furnizorului.
Controale interne
Controalele interne bune la plățile în numerar sunt esențiale pentru a preveni pierderea numerarului. În mod ideal, personalul A / P nu ar trebui să se ocupe de plățile în numerar, pentru a preveni plata tranzacțiilor nevalide. Această separare a sarcinilor vă poate proteja contul de numerar. Dacă afacerea dvs. este prea mică pentru acest acord, un angajat care nu este implicat în A / P trebuie să reconcilieze contul dvs. bancar în fiecare lună și să efectueze audituri aleatorii ale plăților în numerar pentru a evalua dacă plățile în numerar sunt pentru tranzacții valabile.
