A face afaceri înseamnă, de obicei, să acumulezi o mulțime de înregistrări și, fără un sistem de înregistrare bun, volumul mare face dificilă recuperarea ulterioară a înregistrărilor specifice. Fără acces fiabil la înregistrările dvs., afacerea dvs. poate deriva sau chiar eșua, așa că pentru a vă conduce afacerea în mod eficient, aveți nevoie de un sistem de înregistrare bun. Aceasta înseamnă proiectarea unei scheme de organizare a fișierelor inteligente chiar de la început, atât pentru înregistrările dvs. pe hârtie, cât și pentru înregistrările dvs. digitale, și apoi să vă mențineți la curent cu păstrarea înregistrărilor în mod regulat după aceea.
Organizarea fișierelor digitale
Digitalizarea fișierelor face păstrarea înregistrărilor mai rapidă, mai ușoară, mai sigură și mai precisă. Fiecare companie ar trebui să păstreze copii digitale ale tuturor înregistrărilor pe hârtie, cu excepția cazului în care au un motiv ferm să nu o facă. Pentru a configura o schemă de fișiere bună pentru înregistrările dvs. electronice, utilizați un computer dedicat și securizat și programați copii de rezervă de rutină ale acelui computer - de preferință într-o altă locație fizică - în cazul în care computerul eșuează sau întregul birou suferă daune în urma unui dezastru. Pe computer, creați dosare de fișiere pentru toate tipurile dvs. de înregistrare de bază, cum ar fi salarizarea, costurile facilității, documentele fiscale și conturile de primit și de plătit. Utilizați subfoldere pentru a crea rafinamente suplimentare, după cum este necesar. Faceți din obiectivul dvs. organizațional general recuperarea rapidă și intuitivă a oricărei înregistrări specifice.
Organizarea fișierelor de hârtie
Ca moștenire a practicilor comerciale trecute, majoritatea companiilor păstrează în continuare evidențe pe hârtie a tuturor. Uneori, documentul original pe hârtie are o forță juridică unică, cum ar fi un contract de închiriere executat. În orice caz, în timp ce depuneți eforturi pentru a evita documentele inutile, trebuie să stabiliți un sistem bun de păstrare a înregistrărilor pentru fișierele dvs. hard. Investiți într-o serie de dulapuri de fișiere și aranjați-le în funcție de tipurile de înregistrări pe care le dețin, păstrând tipurile de înregistrare de bază împreună și folosind foldere și partiții pentru a separa fișiere individuale. Nu lăsați diferite tipuri de înregistrări de bază să se amestece în aceleași dulapuri. Etichetați dulapurile în mod clar, astfel încât să știți unde să mergeți pentru a stoca sau pentru a prelua orice înregistrare specifică. Lăsați mult spațiu suplimentar în dulapuri, astfel încât să vă puteți dezvolta înregistrările de ani de zile fără a fi nevoie să mutați fișierele sau dulapurile în sine.
Prelucrarea înregistrărilor primite
Pe măsură ce generați și primiți documente în cursul operațiunilor comerciale, rămâneți la curent cu depunerea, atât a înregistrărilor electronice, cât și a celor pe hârtie. Procesați noi documente, astfel încât să creați imediat o versiune digitală - sau, când începeți cu o versiune digitală, să imprimați o copie pe hârtie, dacă este necesar - și apoi să înregistrați copia pe hârtie și să lucrați din copia digitală pentru a vă economisi timp și probleme. Imprimați copii de hârtie actualizate ale fișierelor pe măsură ce aveți nevoie de ele. Nu lăsați fișierele și folderele să se acumuleze pe desktop sau pe birou. Stocați totul în locația corespunzătoare atunci când nu îl utilizați în mod activ.
Menținerea fișierelor digitale
Când vine vorba de înregistrări electronice, în faza de pornire, toate fișierele dvs. pot încapea pe un singur computer - și este posibil să fiți singurul angajat. Cu toate acestea, operațiunea se va extinde pe măsură ce afacerea și salariile dvs. vor crește, astfel încât vă puteți aștepta în cele din urmă să separați tipurile de înregistrare de bază pe propriile computere dedicate. Pur și simplu tăiați „ramurile” arborelui dvs. de păstrare a înregistrărilor și mutați folderele corespunzătoare pe computerele lor. În plus, vă puteți aștepta să faceți modificări și revizuiri ale structurii fișierelor pe măsură ce afacerea dvs. crește, necesitând noi divizii organizaționale. Apoi, pe măsură ce fișierele și folderele dvs. devin mai numeroase, puteți arhiva ocazional înregistrări mai vechi în subfoldere de arhivare pentru a reduce aglomerația din spațiul activ al folderelor. Păstrați totul acolo unde dvs. sau un angajat îl puteți accesa cu ușurință ulterior.
Întreținerea fișierelor de hârtie
Când vine vorba de fișiere de hârtie, actualizați în mod obișnuit dulapurile de fișiere, după cum este necesar, astfel încât toate înregistrările să aibă un loc logic de mers. În mod periodic, eliminați fișierele vechi de care probabil nu mai aveți nevoie în scopuri comerciale sau fiscale și arhivați-le într-o locație separată - fie în dulapuri de arhivare la fața locului, fie într-un depozit dedicat de depozitare.
