Planificarea capacității este modul în care știți dacă compania dvs. are tot ce este necesar pentru a face munca necesară sau pentru a prelua noi lucrări. Atunci când aveți o bună planificare a capacității, puteți prelua proiecte noi și finaliza eficient proiectele curente.
Luați în considerare capacitatea dvs.
Aflați cât timp durează angajații să îndeplinească sarcini. Dacă oferiți un serviciu, gândiți-vă câte proiecte poate lua fiecare angajat simultan pentru a finaliza serviciile într-un timp rezonabil.
Dacă mai mulți angajați sunt implicați în prestarea de servicii diferite pentru același client, luați în considerare tipul de sarcină pe care o îndeplinește fiecare angajat și cât timp durează în mod obișnuit fiecare sarcină.
Odată ce aveți o idee despre timpul necesar în mod obișnuit pentru fiecare sarcină, puteți începe să evaluați dacă puteți prelua mai multă muncă sau dacă merită să vă extindeți pentru a putea servi mai mulți clienți sau pentru a produce mai multe articole.
Luați în considerare abilitățile angajaților
Unii angajați sunt mai buni la anumite sarcini în cadrul unei echipe. Asigurați-vă că căpitanii echipei dvs. sunt buni în identificarea acestor abilități și utilizați aceste abilități atunci când finalizați un proiect. Într-un proiect de marketing, doriți ca designerii să producă grafică atrăgătoare și scriitorii să ofere sloganuri rapide.
Într-un mediu de producție, asigurați-vă că aveți angajați care sunt instruiți corespunzător și care au abilitățile pentru ceea ce produc sau vând. Într-un cadru de vânzare cu amănuntul, de exemplu, angajatul care depășește rapid rafturile poate să nu fie rapid la casa de marcat și invers.
Calculați sarcini de lucru precise
Stabiliți ce fel de sarcină poate suporta echipa dvs. După ce ați evaluat punctele tari și punctele slabe ale tuturor, luați în considerare cât durează echipa să gestioneze fiecare proces. Amintiți-vă că un proiect de ultimă oră care îi reunește pe toți pentru a începe în câteva ore sau zile nu este ceva ce poate fi repetat în fiecare săptămână sau chiar în fiecare lună. Nu doriți ca membrii echipei să se epuizeze.
Aruncați o privire asupra proiectelor dvs. pe termen lung și dacă acestea implică un client nou, un produs nou sau o extindere a unui serviciu curent. Apoi, aruncați o privire realistă asupra capacității firmei dvs. de a realiza aceste proiecte.
Luați în considerare cât de multă muncă aveți și de ce aveți nevoie pentru a îndeplini munca. Apoi, estimați ce resurse trebuie să alocați sarcinilor. Comparați cantitatea de muncă pe care o aveți în prezent cu resursele dvs. Există sisteme software de planificare a capacității pentru a vă ajuta cu calculele.
Strategii de utilizat
Ce se întâmplă dacă aveți de făcut mai multe proiecte sau produse decât resurse? Ce se întâmplă dacă aveți mai mult personal decât proiecte sau produse de făcut? Acestea se numesc lacune și de aceea există un nevoia de planificare a capacității. Trebuie să aveți un plan specific pentru a face față fiecărui tip de decalaj ori de câte ori apare.
Enumerați seturile de abilități ale personalului dvs., astfel încât să puteți muta oamenii în funcție de nevoile proiectului dvs. Dacă vă ocupați de realizarea unui produs, decideți dacă trebuie să actualizați echipamentele sau să redirecționați personalul către alte proiecte. Pregătiți-vă personalul pentru a completa proiecte atunci când este necesar.
Desenați viitorul
Când implementați planificarea capacității în gestionarea operațiunilor, încercați să preziceți viitorul. Utilizați diagrame de gestionare a proiectelor pentru a ilustra care sunt opțiunile dvs. Completarea cu precizie a acestor diagrame vă va spune unde vă aflați.
Când conectați diferite opțiuni, graficul ar trebui să poată indica la ce să vă așteptați. Ar trebui să aveți o idee dacă procesul dvs. este eficient și dacă aveți capacitatea de a lua noi proiecte sau dacă ar trebui să reduceți proiectele.
Uită-te la istorie
Utilizați istoricul trecut în diagrama de gestionare a proiectelor. Acest lucru vă va ajuta să evaluați cererea pentru produsul sau serviciul dvs. pe baza istoricului trecut și ar trebui să începeți să vedeți modele în procesele dvs. Acest lucru va arăta la rândul său importanța planificării capacității pentru o organizație.
Graficele dvs. ar trebui să dezvăluie, de asemenea, orice defecte în procesul dvs. sau în cazul în care lucrurile se pot bloca. Dacă ceva cauzează un blocaj, ar trebui să apară. Abordarea acestora ar trebui să ajute mult la eficientizarea procesului de producție.
Nevoia de planificare a capacității
Acest lucru este ușor de explicat când luați în considerare ce se întâmplă dacă nu faceți planificarea capacității. La început, nu vă veți da seama că nimic nu este în neregulă. Nu apare imediat în bilanț.
Și, este nevoie de timp suplimentar. Mulți manageri cred că le lipsește timpul sau resursele necesare pentru a planifica cu atenție capacitatea. Dar timpul avansat necesar planificării capacității vă va scuti probabil de nefericita sarcină de a explica mai târziu de ce un proiect nu a funcționat sau de ce nu ați putut respecta un termen limită de producție.
Nerespectarea planificării capacității poate duce la utilizarea excesivă a echipamentului sau la personalul suprasolicitat. Personalul care a pus ore suplimentare pentru a finaliza un proiect va avea nevoie de o pauză înainte de a trece la următorul proiect, unul care, sperăm, nu îi va conduce la epuizare.
Câteva alte dezavantaje
Imaginați-vă ce se poate întâmpla dacă nu utilizați planificarea capacității:
- Este posibil să fie nevoie să cumpărați echipamente înainte de a fi gata. Echipamentele suprautilizate sunt susceptibile de a se defecta.
- Dapersonalul nostru poate suferi de un moral scăzut. Acest lucru îi va face mai puțin probabil să facă o treabă bună.
- Moralul scăzut îi poate determina să înfunde un proiect, ceea ce ar putea determina eșecul acestuia.
- Membrii personalului pot decide să renunțe, lăsându-vă lipsit de personal pentru un proiect mare.
- Calitatea unui proiect poate avea de suferit. Pierderea unui proiect din cauza calității scăzute este ceva care ar putea fi ușor prevenit cu o planificare a capacității în timp util.
- Refacerea unui proiect sau fabricarea de produse noi să îndepliniți așteptările unui client vă vor costa banii, bani pe care probabil nu i-ați încorporat în previziunile bugetului.
- Nerespectarea așteptărilor ar putea dăuna reputația dvs. și vă determină să pierdeți nu numai clienții actuali, ci și potențialii clienți noi.
Construiți în proces
Dacă vă construiți planificarea capacității ca parte obișnuită a afacerii dvs., veți fi înaintea jocului, fără a încerca să vă recuperați. Colaborați cu managerii dvs. pentru a vă evalua resursele înaintea fiecărui proiect, astfel încât, atunci când un nou proiect să vă prindă nepăsător, veți avea un plan pregătit.
Învață să-ți asociezi resursele cu proiectul sau producția. Utilizați software sau foi de calcul care vă vor permite să actualizați și să faceți modificările necesare.
Lasă întotdeauna o cameră mică
Dacă rulați la capacitate maximă tot timpul, este posibil să fiți pregătit să gestionați proiectele curente, dar acest lucru lasă puțin loc pentru inovație sau probleme. Dacă rulați doar sub capacitate, veți fi mai bine echipat să gestionați o expediere suplimentară sau o cerere suplimentară.
Poate oferind companiei dvs. un spațiu mic de respirație 10-15 la sută, oferiți personalului dvs. capacitatea de a absorbi orice schimbări care vin odată cu proiectul. Poate cineva intră în concediu de maternitate sau poate un client nou îți dorește serviciile. Poate că un nou produs decolează.
Când se întâmplă lucruri bune companiei dvs., doriți ca personalul dvs. să poată face față volumului de muncă fără a pierde echilibrul bun între viață și viață. Vrei ca compania ta să își mențină reputația. Planificarea capacității vă va oferi instrumentele de care aveți nevoie pentru ca acest lucru să se întâmple.
