Un raport de afaceri este utilizat în principal pentru a comunica informații. O scrisoare poate transmite, de asemenea, informații, dar de obicei rezumă informații. În timp ce o scrisoare este adresată anumitor destinatari, un raport ar putea fi trimis unor persoane din afara companiei sau publicat. Rapoartele sunt frecvent formatate într-un mod care este consecvent de la o perioadă de raportare la alta, astfel încât informațiile să poată fi comparate. Dacă există o cifră de afaceri a angajaților care completează rapoarte, uniformitatea unui șablon de raport face mai ușor pentru companie să mențină coerența și în practicile sale de raportare.
Lungime
Un factor în a decide dacă utilizați un raport de afaceri sau o scrisoare de afaceri este lungimea informațiilor pe care trebuie să le comunicați. O scrisoare de afaceri are în general o lungime cuprinsă între una și trei pagini. Dacă transmiteți informații mai lungi decât acestea, va fi mai ușor de citit dacă este formatat ca un raport cu o prezentare generală, titluri și o concluzie. Rapoartele lungi ar trebui să conțină un cuprins pentru a ajuta cititorul.
Public
Un alt factor de luat în considerare este publicul dvs. Dacă informațiile pe care le-ați adunat vor fi examinate doar de câteva persoane, încorporați-le într-o scrisoare care conține comentariile dvs. personale. Cu toate acestea, dacă compilați informații care vor fi citite de mulți oameni sau la care vor face referire în viitor persoanele din afara companiei dvs., utilizați un raport de afaceri. De exemplu, datele financiare ar putea fi revizuite de acționarii, contabilii, avocații și agențiile guvernamentale ale companiei dvs.
Tipul de informații
Datele compilate în tabele, liste, foi de calcul sau formulare se încadrează mai bine într-un raport de afaceri decât într-o scrisoare. În mod similar, dacă includeți grafice sau diagrame, utilizați un raport. Un proiect major de cercetare, cum ar fi un studiu de fezabilitate, ar trebui introdus într-un raport, deoarece oferă formatul pentru a contura cantități semnificative de date, statistici, metode și rezultate ale cercetării. O scrisoare, pe de altă parte, este utilă pentru a comunica un scurt rezumat al cercetării. Alte tipuri de informații care sunt comunicate de obicei într-un raport includ planuri strategice, rapoarte de vânzări, rapoarte de conformitate și planuri de marketing.
Formalitate
Folosiți un raport de afaceri, mai degrabă decât o scrisoare, dacă scrierea dvs. este formală. În timp ce s-ar putea să folosiți „eu” sau „dvs.” liber într-o scrisoare, un raport este mai puțin personal. Un raport este scris pe un ton obiectiv, raportând fapte mai degrabă decât transmiterea de opinii. Dacă doriți să includeți o opinie în raport, scrieți-o într-o scrisoare care însoțește raportul. Dacă materialele pe care le prezentați necesită citări către surse externe, un raport este și formatul adecvat pentru a face acest lucru. În funcție de stilul preferat de compania dvs., plasați citate în textul raportului, în note de subsol sau la sfârșitul raportului.
