Un plan de comunicare descrie ce dorește să realizeze o organizație cu informațiile pe care le trimite. Acesta enumeră obiectivele, instrumentele utilizate pentru a produce comunicații și destinatarii intenționați. Planul descrie ce informații vor fi partajate și cum vor fi distribuite. Planul identifică, de asemenea, persoanele responsabile de construirea și gestionarea informațiilor, când acestea trebuie comunicate și unde ar trebui stocate înregistrările.
Conţinut
Comunicarea include publicații tipărite, materiale pentru conferințe și relații publice, documente legale și conținut online. Alte tipuri de comunicare includ sondaje, rapoarte, discursuri și alte documente ale companiei. Tipurile de comunicare de marketing includ buletine informative despre proiecte, mărturii, prezentări și alte garanții promoționale. Mecanismele tipice utilizate pentru a transmite un mesaj includ afișe, broșuri și site-uri web. Planul de comunicare include de obicei un calendar pentru a indica când materialele de comunicare vor fi disponibile. În plus, planul definește o metodă pentru a măsura cât de bine a funcționat comunicarea.
Scop
Un plan de comunicare acționează ca o măsură proactivă pentru a se asigura că toată lumea are informațiile corecte în timp util. Planul descrie cine produce fiecare tip de comunicare și cât de frecvent este actualizată sau distribuită. Prioritizarea nevoilor de comunicare ajută organizația să identifice cât timp trebuie alocat acestor sarcini în planificarea organizațională generală.
Public
Planul de comunicare specifică tipurile de mesaje și cine ar trebui să le primească. Identificarea clară a publicului și a nevoilor acestuia facilitează scrierea comunicării. De exemplu, buletinele informative adresate membrilor personalului ar trebui să conțină detalii despre evenimentele viitoare, să ofere recunoaștere pentru performanța remarcabilă și să solicite contribuții cu privire la declarațiile misiunii și alte puncte de discuții organizaționale.
Livrare
Prezentările multimedia, evenimentele de instruire înregistrate, podcast-urile și instrumentele tehnologice de socializare, cum ar fi wiki-urile, blogurile și forumurile, asigură participanților toate informațiile de care au nevoie, atunci când au nevoie de ele. Pentru situații sensibile la timp, trimiterea de informații prin voce, text și e-mail alertează rapid pe toată lumea, asigură cele mai bune decizii și toate persoanele sunt informate și implicate.
Istoricul reviziilor
Adăugarea unui istoric de revizuire la un plan de comunicare asigură documentarea modificărilor strategiei de comunicare. Evaluarea instrumentelor și tehnicilor utilizate pentru comunicare permite organizației să stabilească cele mai bune practici și să reutilizeze strategiile de succes pentru următorul efort, economisind timp și bani.
